Excel ist kein Produktionssystem - warum Nähereien nicht davon loskommen

Jede Näherei fängt mit Excel an. Eine Tabelle mit Aufträgen, ein Arbeitsblatt mit Zeitvorgaben, eine Datei zur Akkordlohn-Abrechnung. Das ist ganz natürlich - Excel ist günstig, bekannt, flexibel. Das Problem ist, dass diese Dateien von Monat zu Monat wachsen, sich vervielfachen und ein Eigenleben entwickeln. Und irgendwann hilft Excel nicht mehr, die Produktion zu steuern - es verschleiert sie.

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Warum gibt Excel so überzeugend ein Produktionssystem vor?

Weil es formbar ist. Sie können darin fast alles aufbauen: eine Tabelle mit Arbeitsgangzeiten, einen Auftragsplan, eine Akkordlohn-Abrechnung, eine Maschinenliste, ein Stillstandsregister. Ein paar Formeln, ein bisschen Zellenfärbung, ein bisschen bedingte Formatierung - und es sieht professionell aus.

Und im ersten Jahr, vielleicht auch im zweiten, funktioniert das. Die Näherei hat ein paar Aufträge pro Monat, fünf bis zehn Näherinnen, einen Produktionsleiter, der alles im Kopf hat. Excel reicht aus, weil der Rest im Kopf dieser einen Person lebt.

Das Problem beginnt, wenn dieser Kopf in den Urlaub fährt. Oder geht. Oder es plötzlich zwanzig Aufträge sind statt fünf. Oder eine neue Kundin fragt: Wie lange hat die Produktion ihres letzten Auftrags genau gedauert? Und dann beginnt das Suchen - in Dateien, in Ordnern, in Versionen.

Was machen Sie eigentlich in Excel?

Überlegen Sie einmal, wie viel Zeit Ihr Produktionsleiter nicht mit der Steuerung der Produktion verbringt, sondern mit der Pflege von Excel. Er sammelt Zettel von den Gruppenleiterinnen ein. Er überträgt Daten aus Notizbüchern. Er summiert Stückzahlen. Er prüft, ob die Zeitvorgabe stimmt. Er repariert Formeln, die jemand versehentlich überschrieben hat. Er sucht Fehler im Arbeitsblatt, weil das Ergebnis der Akkordlohn-Abrechnung nicht mit dem übereinstimmt, was die Mitarbeiterinnen sagen.

Das ist keine Produktionssteuerung. Das ist manuelle Datenverarbeitung. Und sie frisst Stunden - jeden Tag.

Hören Sie sich einen typischen Montag in Nähereien an, die noch mit Excel arbeiten:

• Die Gruppenleiterin gibt den Zettel mit den Aufzeichnungen vom Freitag ab. Teils unleserlich, teils unvollständig.
• Der Produktionsleiter überträgt die Daten in das Arbeitsblatt. Bei einem Arbeitsgang gibt es Zweifel - "War das Ärmel einnähen oder Tasche aufsetzen?" Er ruft die Gruppenleiterin an. Die erinnert sich nicht, denn das war vor drei Tagen.
• Im Arbeitsblatt mit den Zeitvorgaben hat vor einem Monat jemand eine Vorgabezeit geändert, aber keinen Kommentar hinterlassen. Niemand weiß, woher der neue Wert stammt.
• Am Ende des Tages hat der Produktionsleiter eine aktualisierte Datei. Aber es ist Dienstag - die Daten betreffen Freitag. Wenn am Freitag etwas schiefgelaufen ist, erfährt er es mit drei Tagen Verspätung.

In Excel steuern Sie die Produktion nicht in Echtzeit. Sie verwalten die Vergangenheit - und das auch nur lückenhaft.

Wo verliert Excel Daten, von denen Sie nicht einmal wissen, dass Sie sie brauchen?

Excel erfasst das, was jemand eingibt. Nicht mehr und nicht weniger. Und genau hier liegt das grundlegende Problem: Das meiste, was in der Produktionshalle passiert, landet niemals in Excel.

Niemand trägt in das Arbeitsblatt ein, dass eine Näherin 40 Minuten auf den Zuschnitt aus der Zuschneiderei gewartet hat. Niemand trägt ein, dass die Overlockmaschine sich verklemmt hat und 25 Minuten Stillstand herrschte. Niemand trägt ein, dass die neue Mitarbeiterin beim Reißverschluss einnähen doppelt so lange braucht wie die anderen - weil das niemand misst.

Und selbst wenn jemand misst - per Stoppuhr, einmal, an einem einzigen Stück - dann wird eine Zahl eingetragen. Keine Verteilung. Kein Median aus fünfhundert Scans. Eine einzige Zahl, die auf Jahre zur Zeitvorgabe wird.

Das ist der Unterschied zwischen einem System und einer Tabelle. Ein System erfasst Daten automatisch, bei jedem Arbeitsgang, von jeder Person, sekundengenau. Eine Tabelle erfasst das, wofür jemand Zeit und Lust hatte, es einzutragen.

"Aber mein Excel ist sehr ausgereift" - und genau das ist das Problem

Das höre ich oft. "Wir haben ein wirklich gutes Excel, ein Kollege hat Makros erstellt, es gibt Pivot-Tabellen, es gibt VBA." Und ich zweifle nicht daran - ich habe Arbeitsblätter gesehen, die aussahen wie ein Flugzeugcockpit. Bunt, komplex, mit zwanzig Registerkarten.

Und hier stellt sich die Frage: Was passiert, wenn dieser Kollege geht?

Je ausgereifter das Excel, desto fragiler ist es. Jede fortgeschrittene Formel ist eine potenzielle Fehlerquelle. Jedes Makro ist Wissen, das im Kopf einer einzelnen Person eingeschlossen ist. Jedes passwortgeschützte Arbeitsblatt sind Daten, auf die Sie in einem Jahr möglicherweise keinen Zugriff mehr haben.

Je besser Ihr Excel, desto größer das Risiko, dass es unersetzlich ist - und das bedeutet, dass es gefährlich ist.

Dazu kommt die fehlende Änderungshistorie. Wer hat die Zeitvorgabe für Ärmel einnähen von 55 auf 48 Sekunden geändert? Wann? Warum? In Excel können Sie das nicht nachvollziehen. Überschrieben heißt überschrieben. Der vorherige Wert ist verschwunden.

Dazu kommt die fehlende Versionskontrolle. Die Datei "zeitvorgaben_naeherei_FINAL_v3_korrigiert_neu.xlsx" - kennen Sie das? Welche der fünf Dateien mit ähnlichem Namen ist aktuell? Woher wissen Sie, dass die Gruppenleiterin dieselbe Datei ansieht wie Sie?

Was ändert sich, wenn Daten sich von selbst erfassen?

Stellen Sie sich vor, jeder Arbeitsgang in der Halle wird automatisch erfasst. Die Näherin beendet das Ärmel einnähen, scannt das Bündel - und das System speichert: wer, was, wann, wie lange es gedauert hat. Ohne Zettel. Ohne Abtippen. Ohne dreitägige Verzögerung.

Das verändert alles - nicht weil Sie eine hübschere Oberfläche haben als Excel, sondern weil Sie Daten haben, die vorher schlicht nicht existierten.

Sie haben reale Arbeitsgangzeiten basierend auf Tausenden von Scans, nicht auf einer einzigen Stoppuhrmessung. Sie haben einen Vergleich: Die geplante Zeitvorgabe sagt 50 Sekunden, aber die reale Produktion zeigt 67 Sekunden. Das ist kein kleiner Unterschied - bei einem Auftrag mit 5000 Stück sind das über 23 zusätzliche Arbeitsstunden, die Sie bezahlen, aber in der Kalkulation nicht berücksichtigt haben.

Sie haben die Information, dass eine bestimmte Mitarbeiterin bei einem bestimmten Arbeitsgang von den anderen abweicht. Vielleicht braucht sie eine Nachschulung. Vielleicht hat sie eine defekte Maschine. Vielleicht ist das Material aus dieser Partie schwieriger. In Excel sehen Sie das nicht - weil Excel nicht weiß, wer welchen Arbeitsgang ausgeführt hat und wie lange das gedauert hat. Es sei denn, jemand trägt das manuell ein. Und das tut niemand.

Wie sieht das in Seamio aus?

Seamio ersetzt Excel genau dort, wo Excel ein Produktionssystem vortäuscht - und versagt.

Jede Näherin scannt den Arbeitsgang nach Abschluss. Barcode am Bündel, Tablet am Arbeitsplatz - der Scan dauert eine Sekunde. Aus diesen Scans erstellt Seamio eine Datenbank realer Arbeitsgangzeiten. Nicht eine Stoppuhrmessung - Tausende tatsächlicher Zeiten aus der Produktion. Wenn die Zeitvorgabe für Seiten versäubern 40 Sekunden sagt, aber die realen Daten aus der Halle einen Median von 52 Sekunden zeigen, wird Seamio das anzeigen. Bevor die Mitarbeiterinnen sich beschweren, dass der Akkordlohn unfair ist.

Die Akkordlohn-Abrechnung wird automatisch generiert - täglich, wöchentlich, monatlich. Aufgeschlüsselt nach Näherin, Auftrag, Arbeitsgang. Kein Abtippen von Zetteln. Keine Formeln, die jemand versehentlich überschreibt.

Die Mitarbeiterin sieht ihren Verdienst laufend - auf dem Tablet am Arbeitsplatz oder in der mobilen App. Sie muss nicht bis zum Monatsende warten. Sie weiß, wie viel sie heute verdient hat, wie viel diese Woche, wie viel bei diesem Auftrag. Das reduziert Spannungen und Beschwerden, weil es keine Überraschungen bei der Auszahlung gibt.

Seamio erfasst Stillstände. Pause zwischen den Scans länger als die Zeitvorgabe? Das System fragt nach dem Grund: Materialmangel, Maschinenausfall, Warten auf Zuschnitt, Umrüstung. Diese Daten sammeln sich und zeigen Muster - zum Beispiel, dass jeden Montagmorgen die Zuschneiderei den Zuschnitt mit einer Stunde Verspätung liefert und fünf Arbeitsplätze untätig stehen.

Auf Auftragsebene sehen Sie, welche Aufträge rentabel waren und welche die Marge aufgefressen haben. Nicht im Nachhinein, nicht aus dem Bauchgefühl - aus harten Daten: geplante Zeit vs. reale Zeit, Zeitvorgabe vs. Wirklichkeit, Arbeitsgang für Arbeitsgang.

Die größten Kosten von Excel sind die, die Sie nicht sehen

Excel kostet nicht viel an Lizenzen. Es kostet etwas anderes: Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Entscheidungen auf Basis von Bauchgefühl, Zeitvorgaben, die nicht der Realität entsprechen, Aufträge, die auf Grundlage von drei Jahre alten Daten kalkuliert wurden, Mitarbeiterinnen, die kündigen, weil sie den Akkordlohn für ungerecht halten - und Sie haben keine Daten, um ihnen das Gegenteil zu zeigen. Oder, schlimmer noch, Sie haben das Gefühl, dass sie recht haben könnten.

Excel ist nicht schlecht. Es ist gut für das, wofür es gemacht wurde - für Tabellenkalkulationen, für Ad-hoc-Analysen, für schnelle Berechnungen. Aber es wurde nicht für die Produktionssteuerung in Nähereien gemacht. Und keine noch so große Anzahl von Makros wird das ändern.

Die Frage lautet nicht "Ist mein Excel gut genug". Die Frage lautet: Wie viele Entscheidungen treffe ich täglich auf Basis von Daten, die ich nicht habe - weil Excel keine Möglichkeit hatte, sie zu erfassen?